ПРОГРАМА ЗА ФАКТУРИРАНЕ

(САМО ЗА 42 лв.)

Кратко описание на възможностите

• Намалява времето за писане на фактури и Ви улеснява при попълване съдържанието на фактурата
• Работи с фирми, които са или не са регистрирани по ЗДДС
• Позволява издаване на Фактура, Кредитно известие и Дебитно известие.
• Програмата подава автоматично поредния номер на фактурата, поставя дата в момента на писане на фактурата
• Помни данните на всички клиенти, на които досега е издаван документ или са записани по друг начин
• Помни данните на всички артикули, за които досега е издаван документ или са записани по друг начин
• Помни данните за всички получатели и съставители на фактури, за които досега е издаван документ или са записани по друг начин
• Позволява търсене на контрагенти по част от име или идентификационен номер
• Ако фирмата Ви е регистрирана по ЗДДС, предлагаме справка за баланса и сумата за внасяне на ДДС – точната сума за внасяне или възстановяване на ДДС, както и справка за всички приходни и разходни фактури
• Дава възможност да се преглеждат, редактират и отпечатват отново, вече издадени фактури
• Позволява произволни ставки за ДДС – 0%, 7%, 20% и други
• Позволява търговска отстъпка (Т.О.) както за ред, така и за стойността на цялата фактура
• Програмата позволява да се издават фактури с данъчна основа, различна от сумата на стоките или услугите във фактурата (ДДС не се смята като процент от общата стойност, а като процент върху произволно зададена от потребителя стойност – данъчната основа). Тази възможност е подходяща за вносители на автомобили и други
• Поддържа IBAN, BIC и неограничен брой допълнителни банкови сметки
• Можете да избирате собствено лого, което ще се отпечатва на фактурата (1.5 см широчина)
• Можете да избирате начален номер на фактура, както и броя на копията при отпечатване
• Всички справки могат да се експортират към текстови редактори (Microsoft Word, OpenOffice.org Writer, Notepad и други) или електронни таблици (Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc и други)
• По всяко време можете да архивирате въведените фактури и данни, както и да възстановявате от вече създадени архиви
• Програмата работи със произволно зададено закръгление след десетичната запетая
• Позволява въвеждане на основание за нулева ставка на ДДС (ДДС 0%) или освободена от ДДС сделка (без ДДС)
• Отпечатване на фактура на български и английски език (Invoice)
• Отпечатване на протоколи в лева и допълнителна валута (EUR, USD, ...)
• Отпечатване на проформа фактура във версията с допълнителни възможности срещу доплащане.

За да видите как изглежда фактура издадена с програмата натиснете ТУК.

Ръководство за работа

Целта на програмата за отпечатване на фактури е да намали времето за писане на фактури, както и да Ви улесни при попълване съдържанието на фактурата. Традиция е софтуерът на РилаСофт да е изключително лесен за ползване. Тази програма, която е предназначена за широкия потребител, отговаря в по – голяма степен на тези условия. Програмата е проектирана и написана така, че да подава автоматично поредния номер на фактурата, да поставя дата в момента на писане на фактурата, да работи с фирми, които са или не са регистрирани по ЗДДС, да помни данните на всички клиенти, артикули, съставители и получатели на фактури, на които досега е издаван документ или са записани по друг начин. Предлагаме справка на всички издадени до момента фактури, за баланса и за точната сума за внасяне или възстановяване на ДДС. По – надолу е подробно описан начина на работа с програмата.

Инсталация

За да инсталирате програмата, трябва да стартирате файла с наименование Setup.exe и следвайте инструкциите. При първо стартиране на програмата ще трябва да въведете предоставения Ви сериен номер и програмата е готова за работа. По подразбиране софтуерът е настроен да работи с фирми, нерегистрирани по ЗДДС. По – надолу е подробно описано как да направите първоначалните настройки на програмата.

След като инсталирате програмата за първи път и въведете серийният номер за активиране, автоматично Ви се отваря прозорецът за настройки.

Настройки

В показания прозорец се въвеждат основните данни за фирмата – потребител:

Данни за фирмата

• Име: - името на фирмата по съдебна регистрация (задължително)
• Идентификационен номер: - идентификационен номер на фирмата (задължително)
• Адрес: - Адресът на фирмата по съдебна регистрация (задължително)
• Тел., факс, ел. поща: - телефони, факс и адрес за електронна поща на Вашата фирма

Банкови сметки на фирмата - тук посочвате произволен брой банкови сметки на Вашата фирма

Настройки за фактурите

• Последен номер на фактура: - номер след който започва следващата фактура
• Брой копия: - Отпечатва се един оригинал и посоченият брой копия
• Цифри след десетичната запетая: - максимален брой цифри, след които се закръглява количеството или единичната цена в редовете на фактурата
• Фирмата е регистрирана по ДДС: - Изберете тази опция ако сте регистрирани по ЗДДС
• ДДС идентификационен номер: - идентификационен номер на фирмата (задължително ако е регистрирана по ЗДДС)
• Лого на фактурата: - тук е пътят към файла с логото, което ще се отпечатва на Вашите фактури. Логото може да е файл с разширение *.bmp, *.jpg и други, като трябва да имате предвид, че размерът на отпечатване е с ширина 1.5 см, на пропорционална височина (макс 1.5 см)
• Бутон „Избор на фирмено лого...“ : - натиснете тук за да изберете файлът с логото на Вашата фирма

Съставители на фактури - тук посочвате произволен брой съставители на фактури, които после ще можете да избирате при въвеждане на фактура

Това са всичките необходими настройки, за да започнете работа с програмата. Можете да ги запазите с бутон “ЗАПИС”. Следва да видите как се въвеждат данни на фирмите, на които ще отпечатвате фактури.

Меню на програмата

В главния прозорец на програмата от ляво е разположена лента с иконки за бързо избиране на справки и функции.

• Изберете приходна фактура, за да въведете нова приходна фактура, дебитно или кредитно известие
• Изберете разходна фактура, за да въведете нова разходна фактура, дебитно или кредитно известие
• Изберете контрагенти за да въведете нови, редактирате стари или изтриете контрагенти
• Изберете артикули за да въведете нови, редактирате стари или изтриете артикули, както техните мерки, покупни и продажни цени (артикулите автоматично се добавят при въвеждане на нови приходни и разходни фактури)
• Изберете справка по фактури за да направите преглед на въведените от вас приходни и разходни фактури, дебитни и кредитни известия, като можете да филтрирате (търсите) по номер на фактура, по контрагент, по идентификационен номер на контрагент, да видите сумите, ддс-то и сумите за плащане на фактурите, както и баланса и сумата за внасяне на ДДС (ако сте регистрирани по ЗДДС)
• Изберете настройки на програмата за да промените вече въведените настройки
• Изберете архивиране за да запишете всички данни въведени в програмата в файл
• Изберете възстановяване от архив за да възстановите данните от файл
• Изберете импортиране на контрагенти от архив на стара версия за да възстановите данните за контрагентите от файл (архив) създаден от старата версия на програмата за фактуриране. Всичките булстати стават автоматично идентификационни номера, като им се добавя префикс BG, а всички МОЛ-ове стават съставители на фактури.

Контрагенти

Данните на фирмите се въвеждат еднократно. Това може да стане направо в бланката на приходните или разходните фактури или във функцията “Контрагенти” от менюто

• Име: - Име на фирмата по съдебна регистрация или името на физическото лице (задължително)
• Идентификационен номер: - идентификационен номер на фирмата или ЕГН на физическото лице (задължително)
• Адрес: - Адрес на регистрация на фирмата (задължително)
• Тел.; факс, ел. поща: - Телефони, факс и ел. поща (ако има) на фирмата;
• Ако е необходимо да напишете някаква забележка, свързана с тази фирма, направете го в полето “Забележка”.
• Запазването на данните става с бутоните “Запис и изход” или “Запис”.
• С бутон “Изтрий” можете да изтриете контрагента
• С бутон “Отказ” можете да излезете от прозореца “Контрагенти” без да запазите промените

Ако искате да коригирате данните на някоя фирма, трябва да я изберете в полето “Контрагент” или да я търсите чрез бутона „Търсене по номер“. Можете да търсите по част от името или идентификационният номер независимо дали тази част е в началото или във вътрешността на името. След като направите промените, с бутоните “Запис и изход” или “Запис” ги запазвате.

Приходна фактура

Приходна фактура се издава от фирмата потребител на програмата, когато неин клиент закупи стока или услуга. От менюто се избира “Приходна фактура”. Може да се избере и направо от лентата с иконките. В горната част се попълват данните на клиента. Ако вече е издавана фактура или клиентът е въведен в “Контрагенти”, достатъчно е да се избере в полето “Контрагент” името на фирмата и данните ще се появат автоматично. Можете да търсите и по целият или част от идентификационният номер, чрез бутона „Търси по номер“.

Ако е необходимо в полето “Тип документ” може да се изтрие “Фактура” и да се избере “Кредитно известие” или “Дебитно известие”. Тогава задължително трябва да се укаже в полето “Към фактура No” за коя фактура се отнася.

В полето “Дата на събитието:” се избира датата на която е получена стоката или услугата. По подразбиране се появява датата на издаване на фактурата.

В колоната “Наименование” се описва стоката или услугата, която ще се фактурира. Създаванети на нов ред става със стрелка надолу. Изтриване на ред става с червеното кръстче в началото на реда. В колоната мярка се записва мярката – по подразбиране тя е брой. Следва количеството и единичната цена. В наименованието на артикулите можете да търсите по част от името на вече въвеждани артикули и полетата ви се попълват автоматично. Ако сте избрали опцията „Автоматично ценообразуване“ от формата „Артикули“, автоматично ще Ви се попълват и цените във фактурата, съответно последната покупна цена за разходни фактури или последната продажна цена за приходни фактури

Когато сте попълнили всички стоки или услуги, в полето “Съставил” най-долу се попълва или избира името на съставилия фактурата. В “Получил” най-долу се попълва или избира името на получилият фактурата.

С бутон “Запис и отпечатване” или “Запис и изход” се запазва фактурата.

Ако не искате да се запази въведеното, използвайте бутон “Отказ”.

Разходна фактура

Разходни са всички фактури, които се получават от фирмата потребител на програмата. От менюто се избира “Разходна фактура”. Също може да се избере и от лентата с иконките.

Формата се попълва елементарно – в полето “Контрагент” се избира името на фирмата, от която е получена фактурата, след това се избира датата на която е издадена фактурата и номера на фактурата.

В полето “Тип документ” се избира “Кредитно известие” или “Дебитно известие”, ако документа не е „Фактура“ и в полето “Към фактура No” се записва номера на фактурата за която се отнася. След това се указва дали типът на плащането е в брой или по банка.

В колоната “Наименование” се описва стоката или услугата, която ще се фактурира. Създаванети на нов ред става със стрелка надолу. Изтриване на ред става с червеното кръстче в началото на реда. В колоната мярка се записва мярката – по подразбиране тя е брой. Следва количеството и единичната цена. В наименованието на артикулите можете да търсите по част от името на вече въвеждани артикули и полетата ви се попълват автоматично. Ако сте избрали опцията „Автоматично ценообразуване“ от формата „Артикули“, автоматично ще Ви се попълват и цените във фактурата, съответно последната покупна цена за разходни фактури или последната продажна цена за приходни фактури

Когато сте попълнили всички стоки или услуги, в полето “Съставил” най-долу се попълва или избира името на съставилия фактурата. В “Получил” най-долу се попълва или избира името на получилият фактурата.

С бутон “Запис и отпечатване” или “Запис и изход” се запазва фактурата.

Ако не искате да се запази въведеното, използвайте бутон “Отказ”.

Справка по фактури

Справката по фактури дава информация дали фирмата потребител на програмата е на внасяне или на възстановяване на ДДС. Може да се направи справка на дадена фирма за всички получени или издадени фактури. Може да се направи корекция на фактура чрез бутона „Преглед“ или с двойно натискане на левият бутон на мишката

Изберете от менюто “Справка по фактури”. Прозорецът е разделен на три части – филтър, списък на приходните и списък на разходните фактури. Всеки ред е документ. Най – долу правоъгълник с наименование “ДДС за внасяне” е изчислена сумата за внасяне до датата, указана горе в дясно в полето ”До дата:”. Ако числото е отрицателно, трябва да се разбира, че това е сума за възстановяване.

Ако в полето “Контрагент” се избере име на фирма и се избере период “От дата” “До дата”, за този период се показват всички получени и издадени фактури за този контрагент.

Когато изберете някой документ с кликване върху съответния ред и натиснете бутона “Преглед” в ляво на реда, имате възможност да коригирате документа или да направите по – подробен преглед.

Артикули

Изберете от менюто “Артикули”. Прозорецът е разделен на две части – филтър по част от името на артикул и списък на артикулите. Можете да променяте, триете с бутона „X“ и добавяте артикули с бутона „+“, както и да въвеждате мярка, покупка и продажна цена. Ако е избрана „Автоматично ценообразуване“, то във приходни и разходни фактури автоматично се въвеждат цените на артикулите, като покупна цена е за разходни фактури, а продажна цена е за приходни фактури.

Архивиране и възстановяване от архив

Изберете от менюто или от лентата с иконите “Архивиране на данни”. Напишете името на файла и укажете мястото, където искате да Ви се запише архива и натиснете бутон “Save”.

Възстановяването от архив става като се избере от “Данни” или от лентата с икони “Възстановяване от архив”. Намерете направения вече архив, изберете го и натиснете бутон “Open”.

Екипът на РилаСофт ООД Ви пожелава приятна работа с нашият продукт.

Благодарим за вниманието.

10.01.2007 г.